Konferensi adalah salah satu bentuk acara yang sering digunakan untuk berbagai tujuan, seperti menyampaikan informasi, berbagi pengetahuan, membangun jejaring, dan lainnya. Namun, menyelenggarakan konferensi tidaklah mudah. Ada banyak hal yang harus dipersiapkan, dikoordinasikan, dan dievaluasi dengan baik. Untuk itu, Anda mungkin membutuhkan bantuan dari profesional yang ahli dalam bidang ini, yaitu professional conference organizer (PCO).
Apa itu PCO?
PCO adalah perusahaan atau individu yang mengkhususkan diri dalam merencanakan, mengelola, dan mengkoordinasikan semua aspek konferensi, mulai dari perencanaan awal hingga pelaksanaan acara1. PCO bukan hanya sekadar penyelenggara acara biasa, tetapi mereka memiliki keahlian khusus dalam bidang event management, terutama untuk acara skala besar yang melibatkan banyak peserta, pembicara, sponsor, dan vendor.
Apa saja yang dilakukan PCO?
PCO dapat menangani berbagai area yang berkaitan dengan konferensi, antara lain:
- Manajemen administrasi, termasuk perizinan, kontrak, laporan, dan dokumen lainnya.
- Pemilihan lokasi, termasuk survei, negosiasi, dan pemesanan tempat.
- Manajemen logistik, termasuk transportasi, akomodasi, teknologi, dekorasi, dan keamanan.
- Manajemen peserta, termasuk registrasi, informasi, dan layanan pelanggan.
- Manajemen anggaran, termasuk pengelolaan dana, pembayaran, dan audit.
- Manajemen program, termasuk perencanaan agenda, jadwal, dan konten acara.
- Manajemen pembicara, termasuk seleksi, koordinasi, dan fasilitas.
- Manajemen sponsor dan pameran, termasuk pencarian, negosiasi, dan pemasaran.
- Manajemen komunikasi, termasuk media sosial, email, dan website.
- Manajemen evaluasi, termasuk survei, analisis, dan laporan pasca-acara
Apa keuntungan menggunakan jasa PCO?
Dengan menggunakan jasa PCO, Anda akan mendapat berbagai keuntungan, seperti:
- Pengalaman: PCO memiliki pengalaman dalam menyelenggarakan konferensi, sehingga dapat mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan kualitas acara.
- Efisiensi: PCO dapat mengatur semua detail acara dengan efisien, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga Anda.
- Kualitas: PCO memastikan acara berjalan dengan profesional dan berkualitas tinggi, sehingga dapat memberikan dampak yang positif pada peserta, pembicara, sponsor, dan stakeholder lainnya.
- Jaringan: PCO memiliki jaringan yang luas dalam industri acara, sehingga dapat membantu Anda mendapatkan akses ke vendor terbaik.
Bagaimana cara memilih PCO yang tepat?
Untuk memilih PCO yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan beberapa hal, seperti:
- Reputasi: Anda dapat melihat portofolio, testimoni, dan sertifikat yang dimiliki PCO, serta meminta referensi dari klien sebelumnya.
- Spesialisasi: Anda dapat memilih PCO yang memiliki spesialisasi sesuai dengan tema, bidang, atau tujuan konferensi Anda.
- Fleksibilitas: Anda dapat memilih PCO yang dapat menyesuaikan diri dengan kebutuhan, anggaran, dan preferensi Anda, serta dapat menangani perubahan atau tantangan yang mungkin terjadi.
- Komunikasi: Anda dapat memilih PCO yang mudah dihubungi, responsif, dan transparan dalam berkomunikasi dengan Anda
Kesimpulan
PCO adalah mitra yang dapat membantu Anda menyelenggarakan konferensi dengan sukses. PCO memiliki keahlian khusus dalam merencanakan, mengelola, dan mengkoordinasikan semua aspek konferensi, serta memberikan berbagai keuntungan bagi Anda. Untuk memilih PCO yang tepat, Anda perlu mempertimbangkan reputasi, spesialisasi, fleksibilitas, dan komunikasi PCO. Dengan demikian, Anda dapat menikmati konferensi yang profesional, berkualitas, dan bermanfaat. Natavisual dalam perjalanannya dipercaya untuk menangani beberapa conference dengan tingkatan nasional dan internasional. Dengan pengalaman dari individu maupun jaringannya, natavisual sejauh ini mendapatkan respon positif dari klien klien yang mempercayakan kegiatan mereka kepada kami.
