Di balik gemerlapnya sebuah acara, terdapat tangan-tangan terampil yang memastikan kelancaran dan kesuksesannya. Salah satu elemen penting dalam penyelenggaraan acara adalah protokoler. Protokoler bagaikan sutradara di balik layar, mengatur alur acara, memastikan kelancaran komunikasi, dan menjaga citra semua pihak yang terlibat.
Artikel ini akan mengupas tuntas tentang dunia protokoler event, mulai dari definisi, pentingnya, hingga komponen-komponen penting yang perlu dipahami.
Apa Itu Protokol dan Protokoler dalam Event?
Protokol adalah aturan atau tata cara yang mengatur penyelenggaraan suatu acara resmi atau kenegaraan. Aturan ini mencakup berbagai aspek, seperti tata tempat, tata upacara, tata penghormatan, dan etika berpakaian.
Protokoler, di sisi lain, adalah individu yang bertugas untuk memastikan penerapan protokol dalam suatu acara. Mereka bertanggung jawab untuk mengatur alur acara, menjaga kelancaran komunikasi, dan memastikan semua pihak yang terlibat mematuhi aturan yang telah ditetapkan.
Mengapa Diperlukan Protokoler dalam Event?
Protokoler memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran dan kesuksesan suatu acara. Berikut beberapa alasan mengapa protokoler diperlukan:
-
Menjaga kelancaran acara:
Protokoler memastikan semua elemen acara berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditetapkan.
-
Menjaga komunikasi:
Protokoler menjadi penghubung antara berbagai pihak yang terlibat dalam acara, seperti panitia, tamu undangan, dan pihak-pihak terkait lainnya.
-
Menjaga citra:
Protokoler memastikan semua pihak yang terlibat dalam acara berperilaku sesuai dengan norma dan etika yang berlaku, sehingga menjaga citra acara dan semua pihak yang terlibat.
-
Meningkatkan profesionalisme:
Kehadiran protokoler profesional dalam suatu acara menunjukkan keseriusan dan profesionalisme penyelenggara dalam mempersiapkan dan menjalankan acara.
Komponen Protokol Acara
Protokol acara terdiri dari beberapa komponen penting, antara lain:
- Tata tempat: Menentukan tempat duduk para tamu undangan, pejabat, dan panitia sesuai dengan hierarki dan jabatan.
- Tata upacara: Mengatur jalannya acara, seperti pembukaan, penyambutan tamu, inti acara, dan penutupan.
- Tata penghormatan: Menentukan jenis penghormatan yang diberikan kepada para tamu undangan dan pejabat sesuai dengan kedudukan dan jabatan mereka.
- Etika berpakaian: Menetapkan aturan berpakaian yang sesuai untuk para tamu undangan, pejabat, dan panitia.
- Bahasa: Menggunakan bahasa yang sopan dan santun dalam berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat dalam acara.
Perbedaan Antara Liaison Officer (LO) dan Protokoler dalam Event
Meskipun memiliki tugas yang saling terkait, terdapat perbedaan mendasar antara Liaison Officer (LO) dan protokoler dalam event. Berikut adalah beberapa perbedaannya:
- Fokus: LO fokus pada koordinasi dan komunikasi dengan pihak-pihak eksternal, seperti vendor, sponsor, dan media. Sedangkan protokoler fokus pada penerapan protokol dan kelancaran alur acara.
- Keahlian: LO membutuhkan keahlian dalam komunikasi, negosiasi, dan problem solving. Sedangkan protokoler membutuhkan keahlian dalam protokol, tata cara, dan etika.
- Tanggung jawab: LO bertanggung jawab atas koordinasi dan komunikasi dengan pihak-pihak eksternal. Sedangkan protokoler bertanggung jawab atas penerapan protokol dan kelancaran alur acara.
Tips untuk menjadi protokoler
Berikut beberapa tips untuk menjadi protokoler yang sukses:
- Kuasai pengetahuan tentang protokol: Pelajari berbagai aturan dan tata cara yang berlaku dalam penyelenggaraan acara.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik: Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tulisan dengan semua pihak yang terlibat dalam acara.
- Teliti dan detail-oriented: Mampu memperhatikan detail kecil dan memastikan semua aspek acara berjalan dengan sempurna.
- Mampu bekerja di bawah tekanan: Mampu bekerja dengan tenang dan efisien dalam situasi yang penuh tekanan.
- Memiliki penampilan yang rapi dan profesional: Menjaga penampilan yang rapi dan profesional untuk memberikan kesan yang baik kepada semua pihak yang involved.
NATA VISUAL Partner Event Organizer Profesional untuk Berbagai Event Anda
Memilih NATA VISUAL sebagai mitra event organizer Anda adalah langkah bijak untuk memastikan acara Anda berjalan lancar dan sukses. Dengan pengalaman dan dedikasi kami dalam mengelola berbagai jenis acara, kami siap membantu Anda mewujudkan visi acara yang Anda impikan. Mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan, NATA VISUAL memberikan layanan yang profesional dan personal, memastikan setiap detail diperhatikan dengan cermat. Jangan biarkan momen berharga Anda berjalan begitu saja, percayakan kepada kami dan rasakan perbedaannya. Hubungi NATA VISUAL sekarang dan jadikan acara Anda sebuah kenangan yang tak terlupakan.
